174封电邮 白领年假归来被“轰炸” 通宵作战 反复斟酌 生怕“触地雷”顺水鱼财经

“抄送”先后有讲究收发邮件三思而后行

Mandy刚来这家外企不久，每天处理50余封电子邮件，让她有些不堪重负。原先在民营企业上班时，每天向老总口头汇报工作，是她雷打不动的惯例。但跳槽至今，Mandy事无巨细都要通过邮件传达，有时写一封邮件都要斟酌很久。

这不，刚刚休完假回来，174封邮件已经“躺”在电脑里了。Mandy觉得，如果只是简单回复邮件，倒也没什么，关键是处理这些邮件大有学问。比如，有些邮件就像部门之间的“口水战”，随便“转发”，就等于把自己也拖下了水。

再比如，“抄送”也大有玄机。“我也是吃了亏，写邮件时才三思而后行的。”Mandy说，几个月前，有一个客户的项目要汇报给老总，但由于她粗心，漏了“抄送”给某几位同事，结果被老板叫去，批评了一顿。“他告诉我，这个项目需要大家通力合作，相关同事都得知情，结果，我只能悻悻地说，我错了。”

此外，“抄送”顺序也颇为讲究。Mandy原先不懂个中道理，直到有天，邻座的同事Geri看到她写邮件时，大惊失色。“你怎么可以抄送时，先键入同事的电邮地址，再键入老总的地址？”Geri“教育”她说，当然先得抄送老总的电邮地址，这才显示对他的尊重。

“抄送”的玄机还不只这些。Mandy现在已经学会不仅将邮件抄送给自己的上司，还要抄送给上司的上司，让大领导对自己的表现一清二楚。此外，她叫别的部门的同事帮忙时，也会将邮件抄送给这位同事的领导。“这也是生怕他不乐意呀。让他领导知道我已经有事相求了，碍于领导的面子，他也会出面帮忙。”

凡此种种，当她看到174封电子邮件像滚雪球一样，塞满邮箱时，便觉得如临大敌了。Mandy首先辨认发件人，将上司与重要客户的邮件第一时间回复；对于那些被“转发”了好几轮的邮件，她则扫过一眼后，直接过滤，避免卷进可能的“口水战”；对于需要另行发送的，她则三思而后行……不知不觉中，一个晚上就在这种“邮件轰炸”中度过了。

电邮文化“潜规则”多外企新人容易“触雷”

在浦东新区一家猎头公司工作的王文杰对于外企的电邮文化，觉得不足为奇。“在一些大型外企，每天收发上百封邮件，稀松平常。对于外企新人而言，学会恰当地收发电邮，包括使用电邮的各项功能，发送邮件时的格式，是大学问。”而曾在一家跨国咨询公司上班的Robin坦言，上班时每天需要处理100到150封电邮，由于自己的朋友也多为外企人士，平时交流首选电邮，而不是手机。于是乎，除了百余封工作邮件，他每天还会收到60至100封私人信件。“这么多电邮当然不可能每封都看，时间、精力都有限，我的未读邮件栏至今已有上千封未读电邮了。”“收发电邮的"四字诀"就是分清轻重缓急。”同样在外企公关公司上班的李小姐说，很多规矩都是不成文的，需要刚入职的新人慢慢体会。比如，有些项目我要汇报给老总，但因为我的实习生也参与其中，我就要密件抄送给他。“我总不能将实习生和老总的邮件地址并列吧。”李小姐还告诉记者，虽然将项目进展抄送给老总有必要，但也不能鸡毛蒜皮的事情都发送，拿捏好分寸，有时也像走钢丝般困难。

人力资源专家汪前彬跟记者回忆自己刚入职外企时表示，当时作为外企新人，也在收发电子邮件时吃过亏。每天都有那么多邮件处理，首先就得分清公司内部、外部邮件，分主次处理。“例如，一般而言，电邮中写明"FYR"，即该邮件和工作相关，所提内容供参考；"FYI"的邮件内容则更为广泛，有时还有些笑料等，相对更为轻松。此类邮件一般都不需回复。”

此外，收发上级邮件也得格外注意。“有些事情超出了自己的权限，就要将邮件转发给领导，请求领导批示。有些不需要批示，只是在邮件中给上司提供信息。这时，仅仅写"FYI"是不合适的，因为"FYI"更适用于平级或者上级到下级。”

而对于“抄送”和“密件抄送”的使用也有区别。“为了便于沟通，写邮件时，项目的利益相关方都应抄送一份；如果公司中的相关部门之间本来就有隔阂，为了不增加矛盾，写邮件时就要用上密件抄送了。”汪前彬说，刚入职外企的新人要多留心，多加揣摩，使自己在外企的职业发展更加顺利。